טיפ מספר 2

החגים עברו חלפו להם, ועכשיו נכנסים לתקופת עבודה רצופה עד החגים הבאים. צריך לתת גז. יש כל כך הרבה תוכניות ודברים לבצע. מאיפה מתחילים. אין לך דקה לנשום? אם זאת גם ההרגשה שלך, אז מומלץ לך לקרוא את הקטע הבא.

חמש עצות קטנות לניהול נכון של הזמן שיחסכו לכם בגדול

אם אתם עומדים לפתוח עסק קטן או שאתם כבר מנהלים עסק כזה, אתם בטח מרגישים שאין לכם זמן לכל מה שאתם צריכים לעשות במשך היום.

לבעלי עסקים קטנים במיוחד, כל דקה חשובה וכל תקתוק של השעון מייצג דולרים- או שהרווחתם או שהפסדתם.

נשמע לכם מוכר?

במחקר שנערך על ידי חברת מיקרוסופט1, נמצא שעובדים מנצלים רק 60% מזמנם בעבודה. כלומר, שמתוך חמישה ימי עבודה בשבוע, העובדים יעילים רק שלושה ימים. עכשיו אם נתרגם את הנתון הזה לרווח, האם היינו מוכנים להרוויח כסף רק על 60% מהזמן שאנחנו נמצאים בעבודה?

המציאות היא שקל מאוד לבזבז זמן.

אך אל דאגה. אני רוצה לתת לכם חמש עצות קטנות שיעזרו לכם להרוויח בגדול ובעזרתם תלמדו לנצל את הזמן בצורה יעילה יותר.

עצה מספר 1

 התעלמו מהמיילים שלכם

רוב האנשים נוטים לבדוק מיילים כל חמש עד עשר דקות. אם תסכמו את כל הדקות שלוקח לכם לבדוק מיילים באופן מתמשך, לקרוא ולהגיב, תראו שההתעסקות המתמשכת עם המיילים "גונבת" לכם הרבה זמן.

במקום שנהיה משועבדים למיילים , נבדוק מיילים בכפוף לאילוצי הזמן.

הקצו פעמיים ביום זמן שמוקדש לקריאה והשבה למיילים. התנהלות זו דורשת משמעת עצמית  גבוהה, אך אם תתרגלו לעבוד בצורה כזו תגלו שיש לכם הרבה יותר זמן להקדיש ולהתמקד במשימות האחרות שבאופן קבוע מופסקות עקב ההתעסקות עם המיילים.

עצה מספר 2

אל תבצעו  מספר משימות בו זמנית

בעבר היה מקובל לחשוב שלבצע מספר משימות בו זמנית זה דבר שמעלה את התפוקה. כיוון שהרי אם אתם עובדים על מספר משימות בבת אחת אתם בטח משיגים יותר. מחקרים מהזמן האחרון הראו שדווקא המעבר ממשימה אחת למשימה אחרת באותו זמן, מפחיתה את התפוקה.

רוב בני האדם אינם מסוגלים למלא מספר משימות מורכבות בו זמנית מבלי לפגוע באיכות. דעתם של האנשים שמבצעים מספר משימות בו זמנית מוסחת בקלות יותר לעומת אלה שמתרכזים רק במשימה אחת כל פעם.

כאשר אתם מנהלים עסק קטן, זה יכול להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון. תכריחו את עצמכם להתמקד כל פעם במשימה אחת, אבל לבצע אותה על הצד הטוב ביותר ובזמן הקצר ביותר.

עצה מספר 3

קבעו מטרות מפורטות

בעלי עסק קובעים לעצמם מטרות על. קביעת מטרת על זה בהחלט נכון אך האם מטרות אלו גם יוצאות לפועל? ברוב המקרים המטרות הללו הן כלליות מורכבות ולא מפרטות את הדרכים להשגן.

כלומר, אתם מציבים מטרה, אבל לא עוקבים אחריה ביום יום ולכן גם לא מבצעים אותה בסופו של דבר.

על מנת לנצל את הזמן בצורה המיירבית ושתתרום הכי הרבה לעסק שלכם, סדר היום שלכם צריך להכיל רשימה של משימות שמהוות אבני דרך להשגת מטרות העל שקבעתם.

לדוגמא: אם קבעתם  לעצמכם כמטרה להביא 5 לקוחות חדשים, אתם צריכים לחשוב וגם לרשום לעצמכם איך להשיג מטרה הזו. על ידי שבירת המטרה הגדולה לצעדים קטנים יותר, תוכלו להשיג את מטרת העל ביתר קלות כיוון שאתם יודעים באיזה צעדים עליכם לנקוט לאורך הדרך.

בנוסף, מי אינו אוהב חיזוק חיובי? כשאתם מצליחים להשלים צעד אחר צעד לעבר השגת המטרה הסופית, זה מעלה לכם את המוטיבציה.

עצה מספר 4

ארגנו את סביבת העבודה ואת הזמן שלכם

לא קל  לעבוד בצורה מאורגנת כאשר סביבת העבודה לא מסודרת ולא  מזמינה. מחקר שנעשה על ידי חברת הרהיטים ESSELTE בארצות הברית , הראה ש43% מהאמריקאים רואים עצמם כלא מאורגנים. חוסר ארגון זה גורם לכך שהם ישארו לפחות פעמיים בשבוע עד מאוחר במשרד.

זה כמובן לא חייב להיות כך.

מומחים לארגון טוענים שהצעד הראשון להעלאת תפוקה הוא לארגן סביבת עבודה נוחה ומסודרת.  היפטרו מכל מה שאינו נחוץ ואז ארגנו את שאר הדברים באופן שיהיה נוח לכם. למשל, תייקו את הדברים שלא דחופים בפולדרים עם צבע מסויים. מה שצריך להעשות היום סמנו בצבע אחר וכו. אם אתם יותר אנשים טכנים, תוכלו לסדר סימניות צבעניות גם במחשב.

לסביבת עבודה מסודרת יש חשיבות אך לא רק. גם לארגון הזמן יש חשיבות גדולה. חשוב להקצות זמנים למשימות שונות. כדי לתחום את הזמן, ניתן להשתמש בשעונים או באמצעים דיגיטלים אחרים.

לתחרותיים שבנינו, אין כמו מירוץ נגד השעון כדי לעמוד במטרה .

 

עצה מספר 5

העלו דברים על הכתב

כאשר מעלים דברים על הכתב, זה יוצר מחויבות וגם איכשהו מבצר את זה בראש שלכם...

כאשר אתם כותבים את תוכנית הפעולה היומית על הנייר, כולל את המטרות והפרטים שלהם- אתם תהיו חמושים בתכנית שצריכה לסחוב אתכם  ביעילות במהלך היום.

כמובן שבמשך היום דעתכם תוסח ותסטו מהתוכנית, אבל אם יש לכם הבנה ברורה של מה שאתם צריכים להשיג במשך היום, אתם תהיו יותר מפוקסים וכך יש סיכוי טוב יותר שתעמדו במשימות היומיות שהצבתם לעצמכם.

כדי להיות עוד יותר יעילים, מומלץ להכין את רשימת המטלות בלילה שלפני. בדרך זו תהיו מוכנים להתחיל את היום שלמחרת ישר מבלי לבזבז זמן על לחשוב מה עליכם לעשות.

1 http://news.microsoft.com/2005/03/15/survey-finds-workers-average-only-three-productive-days-per-week/

 

האתר נבנה במערכת 2all | בניית אתרים